KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENMESİ İLE İLGİLİ AYDINLATMA METNİ

Hacettepe Üniversitesi HacettepeAtletik Spor Merkezi (‘’Kurum’’) olarak kişisel verilerinizin güvenliğini göz önünde bulundurarak, Kurum olarak hizmetlerimizden faydalanan kişiler dahil, Kurum ile ilişkili tüm şahıslara ait her türlü kişisel verilerin 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“KVK Kanunu”)’na uygun olarak işlenerek, muhafaza edilmesine büyük önem vermekteyiz. 

Bu kapsamda 07/04/2016 tarihli ve 29677 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanan 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“KVKK”) uyarınca, Hacettepe Üniversitesi HacettepeAtletik Spor Merkezi olarak, Veri Sorumlusu sıfatıyla, üyelik sırasında paylaşmış olduğunuz, ad, soyad, doğum tarihi, TC Kimlik No (TC Vatandaşı olmayanlar için Pasaport No), cep telefonu numarası, e-posta adresi, cinsiyet, adres, acil durum bilgileri, sosyal medya hesaplarınızla bağlanılması durumunda sizin sosyal medya kanalları aracılığıyla paylaşılmasına onay verdiğiniz bilgiler, kimlik ibrazının gerekli olduğu durumlarda kimlik, pasaport, sürücü belgesi gibi kimlik tespitine yönelik belgelerde yer alan kişisel verileriniz, üyelik süresince tesise giriş-çıkış ve grup dersi, kurs, etkinlik katılım bilgileriniz, kişisel beslenme ve spor programı oluşturulması sırasında ölçülecek tüm vücut kompozisyonu ve antropometrik ölçümleriniz gibi kişisel bilgilerinizin aşağıda açıklandığı çerçevede; kaydedilecek, saklanacak, güncellenecek, mevzuatın izin verdiği durumlarda 3. kişilere açıklanabilecek/devredilebilecek, sınıflandırılabilecek ve KVKK’da sayılan şekillerde işlenebilecektir.

1. Kişisel Verilerinizin Toplanma Yöntemi ve İşlenme Şekli
HacettepeAtletik’e ait internet siteleri, sosyal medya hesapları, mobil uygulamalar, satış ve pazarlama birimleri, müşteri formları, dijital pazarlama gibi kanallar, sözleşmeler, başvurular, teklifler, internet sitesi ziyaretlerinde kullanılan çerezler/internet aracılığıyla, kişisel verileriniz, Kanun’a uygun şekilde sözlü, yazılı veya elektronik ortamda toplanabilmektedir. Ayrıca aşağıda detaylı şekilde yer verildiği üzere HacettepeAtletik’e ait spor salonlarında güvenlik amacıyla kamera kaydı yapılmakta ve bu kayıtlar geçici süreyle tutulmaktadır. 

2. Kişisel Verilerin İşleme Amaçları ve Hukuki Sebepleri
Kişisel verileriniz sözlü, yazılı ya da elektronik ortamlarda Hacettepe Üniversitesi HacettepeAtletik Spor Merkezi ilgili birimleri, ofisleri, internet sitelerimiz, internet uygulamaları, mobil uygulamalar yolu ile Hacettepe Üniversitesi HacettepeAtletik Spor Merkezi tarafından verilen eğitim ve diğer hizmetler ile İşletmemiz tarafından yapılabilecek farklı ticari faaliyetler ve sözleşmelerle ilgili hizmet verebilmek, üye teşhisi yapılması ve üyelerin tesis imkanlarından faydalanabilmesi, üyelik ilişkisinin kesintisiz olarak sürdürülebilmesi, verimliliğini sağlamak, tesis ve üyelik koşullarında oluşacak değişiklik, yenileme ve benzeri hususlarda üyelerin bilgilendirmek adına ve/veya site ya da uygulama üzerinden üye kişisel hesabının oluşturulması, düzenlenmesi ve kişisel hesap üzerinden üyelik işlemlerinin yönetilmesi, diyet ve spor programlarının üyeler için kişiselleştirilebilmesi ve bu hizmetlerin sunulması, akdettiğiniz ve/veya akdettiğimiz sözleşmelerin gereğinin yerine getirilmesi; planlama, istatistik, raporlama, araştırma, müşteri memnuniyeti çalışmaları, satış, pazarlama, güvenliğin sağlanması amaçlarıyla ilgili mevzuata uygun bir şekilde otomatik ya da otomatik olmayan yollarla toplanabilecek ve işlenecektir. Kurumumuzun ve Kurumumuz ile iş ilişkisi içerisinde olan diğer birimlerin sunduğu ürün ve hizmetlerden yararlandığınız müddetçe oluşturularak ve güncellenerek kişisel verileriniz işlenebilecektir.

Kişisel verileriniz, her türlü sözlü, yazılı ya da elektronik ortamda, yukarıda yer verilen amaçlar doğrultusunda Kurumumuzca sunduğumuz tüm hizmetler ile ticari faaliyetlerimizin belirlenen yasal çerçevede sunulabilmesi ve bu kapsamda Kurumumuzun sözleşme ve yasadan doğan mesuliyetlerini eksiksiz ve doğru bir şekilde yerine getirebilmesi gayesi ile edinilir. Bu hukuki sebeple toplanan kişisel verileriniz KVK Kanunu’nun 5. ve 6. maddelerinde belirtilen kişisel veri işleme şartları ve amaçları kapsamında yukarıda belirtilen amaçlarla da işlenebilmekte ve aktarılabilmektedir.
HacettepeAtletik Spor Merkezi tarafından toplanan tüm verileriniz Argedan Bilişim A.Ş. tarafından geliştirilen GymPro yazılımı ile işlenmekte ve veri tabanı Hacettepe Üniversitesi Bilgi İşlem Dairesi Başkanlığı sunucularında tutulmaktadır. Hacettepe Üniversitesi Bilgi İşlem Dairesi Başkanlığı KVKK'ya göre "Veritabanı Sorumlusu" sıfatı ile kanunen alınması gereken tüm tedbirleri almaktadır.

3. İşlenen Kişisel Verilerin Kimlere & Hangi Amaçla Aktarılabileceği
Veri sorumlusu sıfatı ile Kurumumuz ve Kurumumuzun bağlı olduğu Hacettepe Üniversitesi adına bağlı birimler tarafından veya internet siteleri aracılığı ile yazılı, sözlü veya elektronik ortamda; Kanun ve sair mevzuat kapsamında Kurumumuz tarafından toplanan kişisel verileriniz, Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’nun 8. ve 9. maddelerinde yer alan düzenlemelere uygun bir şekilde, hukuki, kanuni sebeplerle ve yapılan sözleşmeler çerçevesinde Milli Eğitim Bakanlığı, Gençlik ve Spor Bakanlığı, SGK, Diğer Bakanlıklar, Yargı Mercileri ve diğer yetkili kurumlarla, iş ortaklarımıza, verdiğimiz hizmetlerin devamını sağlamak ve geliştirmek amacı ile sözleşme ilişkisi içerisinde olduğumuz gerçek ya da tüzel kişilere, Hukuk ve Mali Danışmanlarımıza, denetçilere, Hacettepe Üniversitesi’nin tesis hizmetleri ile ilişkili planlama, eğitim, kurs, ders ve mali işleri yürüten ilgili birimlerine, Kurumumuz yetkililerine, açık rızanızın bulunduğu diğer üçüncü kişilere; aktarılabilecektir.

4. Çerez (Cookie) Kullanımı
Çerezler, internet sitelerimizi ziyaret ettiğinizde internet tarayıcınız tarafından yüklenen ve bilgisayarınız, cep telefonunuz veya tabletinizde saklanan küçük bilgi parçacıklarını içeren metin dosyalarıdır. HacettepeAtletik, site ziyaretçilerine daha iyi hizmet verebilmek, Ziyaretçi ve Üyeleri kampanya ve avantajlardan haberdar etmek amacıyla ve yasal yükümlülükleri çerçevesinde, işbu Kişisel Verilerinize İlişkin Aydınlatma Metni ile belirlenen ve sair mevzuatta öngörülen amaç ve kapsam dışında kullanılmamak kaydı ile gezinme bilgilerinizi toplayabilecek ve güvenli olarak saklayacak olup; gerektiği takdirde üçüncü kişilerle paylaşabilecektir.

İnternet sitelerimizde tarayıcınızı kapattığınızda sona eren oturum çerezleri ve sabit diskinizde uzun süre kalan kalıcı çerezler kullanılabilecektir. İnternet tarayıcınızın ayarlar kısmından tüm çerezleri ya da siteye ait verileri silebilir veya tüm çerezleri reddedebilirsiniz. Çerezleri reddetmeniz durumunda siteyi kullanmaya devam edebilirsiniz ancak sitenin tüm işlevlerine erişemeyebilir veya sınırlı erişebilirsiniz.

5. HacettepeAtletik Uygulaması 
HacettepeAtletik Uygulaması, mobil uygulama üzerinden tek seferlik ve 5 saniyeliğine üretilen QR kodun turnike okuyucu cihazına okutulması ile turnike sistemi geçiş izni verir. Mobil uygulamaya ilk üyelik sırasında üyeye tanımlanan kullanıcı adı ve geçici parola ile giriş sağlanır. İlk giriş sonrasında üyeden kendisine yeni bir şifre tanımlaması istenir ve sonrasında kullanıcı adı ve üye tarafından belirlenen şifre ile uygulamaya giriş sağlanır. Kullanıcı adı ve şifre bilgilerinin saklanması üyenin kendi sorumluluğundadır. QR kod okutulması ile sistem ad-soyad, telefon bilgileri, üyelik başlangıç ve bitiş tarihleri, üyelik paketleri bilgilerini sorgular. Bilgilerin geçerli bir üyeliğe ait olduğunun tespiti ile kapı açılmaktadır. Resepsiyon personeli kullandığı ekrandan giriş yapan üyenin bilgilerini görebilmekte ve bu sayede QR kod okutan kişi ile üyenin aynı kişi olup olmadığı tespit edilebilmektedir. Güvenlik ve giriş-çıkış kontrolü için tüm üyelerin bu uygulamayı kullanmaları gerekmektedir. Uygulama ayrıca üyelerin üyeliklerini takip etmeleri, grup dersi, kurs, etkinliklere rezervasyon yapmaları ve tesis ile iletişime geçmeleri için de kulalnılmaktadır.

6. Güvenlik Kameraları Hakkında Bilgilendirme
HacettepeAtletik içerisinde soyunma odaları ve tuvaletler dışında Kurumumuz tarafından uygun görülen alanlarda güvenlik kamerası vasıtasıyla güvenliğin sağlanması amacıyla görüntü kaydı yapılmaktadır.

Söz konusu kişisel veri, Kanunun 5. maddesinde yer alan “veri sorumlusunun hukuki yükümlülüğünü yerine getirebilmesi için zorunlu olması” ve “ilgili kişinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla, veri sorumlusunun meşru menfaatleri için veri işlenmesinin zorunlu olması” hukuki sebebine dayanarak otomatik yolla işlenmektedir. Söz konusu kişisel veriler ilgili mevzuat gereği talep halinde adli makamlar veya ilgili kolluk kuvvetlerine aktarılabilecektir. Bu veriler Kurumumuz tarafından başkaca herhangi bir sebeple aktarılmamakta ve/veya 3. Şahıslarla paylaşılmamaktadır. Bu veriler Kurumumuzun depolama kapasitesine göre ve fakat her halükarda 1 ayı geçmemek kaydıyla tutulmakta, herhangi bir resmi makam ve/veya kolluk kuvvetleri tarafından talep edilmediği müddetçe bu süre sonunda mevcut görüntü üzerine yeni görüntü yazılması sebebiyle yok edilmektedir.

7. Kanun Uyarınca Kurumun Kişisel Verilerinizi Açık Rıza Olmaksızın İşleyebileceği Haller
Kanun’un 5. maddesi uyarınca, aşağıdaki hallerde Kurumumuz, açık rızanız aranmaksızın yukarıda belirtilen ve kanuna uygun olarak almış olduğu kişisel verilerinizi işleyebilir:

• Kanunlarda açıkça öngörüldüğü hallerde,
• Fiili imkânsızlık nedeniyle veri sahibi olarak rızanızı açıklayamayacak durumda olmanız veya rızanıza hukuki geçerlilik tanınmayan hallerde kendinizin ya da bir başkasının hayatı veya beden bütünlüğünün korunması için kişisel verinizin işlenmesinin zorunlu olması halinde,
• Bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili olması kaydıyla, sözleşmenin taraflarına ait kişisel verilerin işlenmesinin gerekli olması halinde,
• Kurumumuzun bir hukuki yükümlülüğünü yerine getirebilmesi için zorunlu olması halinde,
• Kişisel verinizin tarafınızca alenileştirilmiş olması halinde,
• Bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için veri işlemenin zorunlu olması halinde,
• Sahip olduğunuz temel hak ve özgürlüklerinize zarar vermemek kaydıyla, Kurumumuzun meşru menfaatleri için veri işlenmesinin zorunlu olması halinde.

8. Kişisel Veri Sahibinin KVK Kanunu’nun 11. Maddesinde Sayılan Hakları
Kişisel veri sahipleri olarak, haklarınıza ilişkin taleplerinizi, işbu Aydınlatma Metni’nde aşağıda düzenlenen yöntemlerle Kurumumuza iletmeniz durumunda Kurumumuz talebin niteliğine göre talebi en geç otuz gün içinde ücretsiz olarak sonuçlandıracaktır. Ancak, Kişisel Verileri Koruma Kurulunca bir ücret öngörülmesi halinde, Kurumumuz tarafından belirlenen tarifedeki ücret alınacaktır. Bu kapsamda kişisel veri sahipleri:

• Kişisel veri işlenip işlenmediğini öğrenme
• Kişisel verileri işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme
• Kişisel verilerin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme
• Yurt içinde veya yurt dışında kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme
• Kişisel verilerin eksik veya yanlış işlenmiş olması hâlinde bunların düzeltilmesini isteme ve bu kapsamda yapılan işlemin kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme
• KVK Kanunu’nun ve ilgili diğer kanun hükümlerine uygun olarak işlenmiş olmasına rağmen, işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması hâlinde kişisel verilerin silinmesini veya yok edilmesini isteme ve bu kapsamda yapılan işlemin kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme
• İşlenen verilerin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle kişinin kendisi aleyhine bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme
• Kişisel verilerin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğraması hâlinde zararın giderilmesini talep etme haklarına sahiptir.
• Kurumumuza KVK Kanunu’nun 13. maddesinin 1. fıkrası gereğince, yukarıda sayılan haklarınızı kullanmak ile ilgili talebinizi, yazılı veya Kişisel Verileri Koruma Kurulu’nun belirlediği diğer yöntemlerle iletebilirsiniz. Kişisel Verileri Koruma Kurulu, şu aşamada herhangi bir yöntem belirlemediği için, başvurunuzu, KVK Kanunu gereğince, yazılı olarak Kurumumuza iletmeniz gerekmektedir. Bu çerçevede Kurumumuza KVK Kanunu’nun 11. maddesi kapsamında yapacağınız başvurularda yazılı olarak başvurunuzu ileteceğiniz kanallar ve usuller aşağıda açıklanmaktadır.

Yukarıda belirtilen haklarınızı kullanmak için kimliğinizi tespit edici gerekli bilgiler ile KVK Kanunu’nun 11. maddesinde belirtilen haklardan kullanmayı talep ettiğiniz hakkınıza yönelik açıklamalarınızı içeren talebinizi; HacettepeAtletik Spor Merkezi’ne kimliğinizi tespit edici belgeler ile bizzat elden iletebilir, noter kanalıyla veya KVK Kanunu’nda belirtilen diğer yöntemler ile gönderebilir ya da [email protected] adresinden bize ulaştırabilirsiniz.

HacettepeAtletik
Hacettepe Üniversitesi Beytepe Ankara
Telefon: 0312 297 73 40
E-posta: [email protected]